Usare il timeboxing per aumentare la produttività
Il segreto di una gestione efficiente del tempo è il time boxing. Questo è il momento in cui dovete letteralmente pensare dentro gli schemi (NON fuori!). Organizzare il vostro tempo in caselle sistematiche (o scatole) vi aiuta a lavorare a ritmo serrato e ad aumentare la produttività.
Se avete difficoltà a essere produttivi, questa guida vi sarà di grande aiuto. Continuate a leggere il nostro post e scoprirete:
- Che cos’è il time boxing?
- Come incasellare il vostro tempo?
- Come creare un calendario efficace?
Siete pronti a cambiare la vostra routine in modo mirato?
Che cos’è il timeboxing?
Il time boxing è una tecnica di gestione del tempo che implica l’assegnazione anticipata di blocchi di tempo fissi per le attività. Con questa tattica si suddivide l’agenda in cosiddette caselle temporali (o scatole) e si completa ogni attività entro il tempo assegnato. Se applicato correttamente, l’approccio del timeboxing consente di camminare di pari passo con il tempo a disposizione.
L’idea principale della tecnica del timeboxing è che un timer infonde la sensazione di urgenza. Invece di sprecare preziose ore di lavoro per distrarsi, si sa di avere un periodo di tempo definito per fare più progressi possibili.
Il time boxing serve a dare priorità ai compiti importanti e ad aumentare la produttività. Queste sessioni ben pianificate consentono di stimare il tempo esatto da dedicare a ciascun compito e di eliminare la stanchezza mentale.
I vantaggi della tecnica del time boxing
Quando si organizzano i compiti da svolgere, spesso si hanno problemi di pianificazione. Siamo troppo ottimisti sulla durata dei progetti futuri e tendiamo a sottovalutare il tempo necessario per completare un compito specifico. Il time boxing è un’arma potente contro le previsioni imprecise. E questo non è il suo solo vantaggio.
Come efficiente tecnica di gestione del tempo, il time boxing offre molteplici vantaggi:
- È facile iniziare: Una ricerca psicologica condotta dal Dr. Pychyl ha dimostrato che la procrastinazione non ha nulla a che fare con l’autodisciplina. Piuttosto, rimandiamo le cose più importanti per eliminare le emozioni negative associate ai grandi progetti. Il time boxing consente di evitare inutili sovraccarichi e di concentrarsi su porzioni di lavoro gestibili.
- Aumenta la consapevolezza di come si usa il proprio tempo: È possibile tenere facilmente traccia del tempo impiegato per portare a termine ogni attività. Il time boxing vi permette di rispettare dei limiti fissi e vi aiuta a rimanere organizzati.
- Aumenta la produttività: Ci si concentra sulle responsabilità più importanti e si porta l’attenzione su ciò che deve essere fatto in primo luogo.
- Permette di evitare le distrazioni: Le notifiche continue, le chat di gruppo e gli aggiornamenti richiedono una grande attenzione. E mentre controllare un’e-mail richiede alcuni secondi, queste interruzioni aumentano costantemente. È qui che entra in gioco la tecnica del time boxing.
- Previene il sovraccarico di lavoro: E’ fondamentale avere una visione chiara delle scadenze di ogni attività e non sovraccaricarsi. Alla fine si blocca il calendario dai progetti indesiderati, riducendo così gli straordinari.
Con le tecniche di time boxing avrete il controllo di ogni minuto prezioso e vi assicurerete che i processi importanti non vengano interrotti.
Come fare time boxing in modo efficace?
Se la vostra lista di cose da fare è lunga un metro, è facile che siate stressati. Non cadete in questa trappola: usate il time boxing. Con l’aiuto di questo metodo semplice ma efficace, sarete in grado di sfruttare al meglio il vostro orario di lavoro e di massimizzare i vostri risultati. Seguite le cinque fasi seguenti per gestire il vostro calendario attraverso caselle temporali e aumentare la produttività.
Step 1. Trovare le attività per il time boxing
In generale, potete scegliere qualsiasi attività per il vostro calendario organizzato. Tuttavia, sarebbe meglio assegnare delle caselle di tempo per i compiti che richiedono uno sforzo e una dedizione enormi (ad esempio, la scrittura di un intero libro o lo sviluppo di un sito web). Fissando delle tappe raggiungibili, vi godrete l’intero processo anziché essere scoraggiati da una mole di lavoro colossale.
Step 2. Assegnare una casella di tempo per ogni attività
Una volta selezionati i compiti, decidete quando e per quanto tempo volete lavorare a ciascun progetto. Supponiamo che stiate scrivendo un libro di 200 pagine. Avete 2 mesi per finirlo. Ora che conoscete l’obiettivo finale e la scadenza, fate un po’ di conti. Per raggiungere l’obiettivo finale, dovete scrivere circa 4 pagine al giorno. Ciò significa che finirete di scrivere il vostro libro in 50 giorni e trascorrerete i restanti 10 giorni a revisionare e migliorare.
Step 3. Stima e assegnazione del tempo
Passiamo ora alla fase cruciale: la suddivisione in fasce orarie dei compiti scelti. Tenendo presente l’obiettivo finale, è necessario assegnare punti di inizio e fine giornalieri per ogni progetto imminente. Pensate a quando è il momento più adatto per ogni compito specifico. Ad esempio, magari non siete abituati a scrivere al mattino. In questo caso, considerate la possibilità di spostare alcune responsabilità. Assegnate le ore del mattino ad attività fisiche come la pulizia o l’esercizio fisico, e dedicate il pomeriggio alla scrittura.
Grazie al grande assortimento di strumenti online, la creazione di una tabella di marcia non è mai stata così facile. Provate i nostri strumenti gratuiti per costruire una tabella di marcia e pianificare con criterio ogni momento.
Step 4. Lasciare spazio per le pause tra le caselle di tempo
Non dimenticate di concedervi una pausa. Se nella vostra tabella di marcia prevedete uno spazio per brevi pause, alla fine sarete ricompensati con una maggiore attenzione ai progetti più importanti. Assicuratevi di ricaricare le batterie prima di arrivare al limite. A volte è necessario allontanarsi per un po’ per far fluire la propria creatività.
Il vostro modello di timeboxing potrebbe essere più o meno così.
Step 5. Esaminare i risultati dopo ogni time box
Con un programma chiaro sarà molto più facile organizzare la giornata. Ma assicuratevi di verificare costantemente i progressi. Consigliamo di utilizzare un timer sul telefono per monitorare le attività. Tuttavia, c’è una regola: una volta che il timer si avvia, deve arrivare fino alla fine. Una volta completato ogni compito, prendetevi del tempo per valutare i risultati ottenuti. È andato tutto come previsto? Avete avuto abbastanza tempo per completare le attività? Ci sono state distrazioni? Annotate tutto e aggiornate il calendario del time boxing.
Conclusioni
Fate lavorare la vostra concentrazione organizzando il vostro tempo in scatole ben definite. Questo approccio vi permetterà di progredire molto più velocemente e di ottenere risultati migliori. Sfidate voi stessi a raggiungere delle pietre miliari e prendetevi del tempo per riflettere sui vostri miglioramenti.
Usare il time boxing per aumentare la produttività
- Individuare i compiti da svolgere
La cosa migliore sarebbe assegnare delle caselle di tempo per le imprese che richiedono sforzi e dedizione enormi. Stabilendo delle tappe raggiungibili, vi godrete l’intero processo invece di essere scoraggiati da una quantità di lavoro colossale.
- Assegnare una casella temporale per ogni attività
Una volta selezionati i compiti, decidete quando e per quanto tempo volete lavorare a ciascun progetto.
- Stima e assegnazione del tempo
Tenendo presente l’obiettivo finale, è necessario assegnare punti di inizio e fine giornalieri per ogni progetto imminente. Pensate a quando è il momento più adatto per ogni compito specifico.
- Lasciare spazio per le pause tra le caselle temporali
Non dimenticate di concedervi una pausa. Se nella vostra tabella di marcia prevedete uno spazio per brevi pause, alla fine sarete ricompensati con una maggiore attenzione ai progetti più importanti.
- Esaminare i risultati dopo ogni casella
Con un piano chiaro, sarà molto più facile organizzare la giornata. Ma assicuratevi di verificare costantemente i progressi. Una volta completato ogni compito, prendetevi del tempo per valutare i risultati ottenuti.
