Guida alla suddivisione dei compiti: utilizzare il tempo in modo efficace

Produttività

Non riuscite a essere produttivi e a gestire il vostro tempo in modo efficace? Con compiti diversi e distrazioni incontrollabili che si contendono la nostra attenzione, è difficile rimanere concentrati e portare a termine il lavoro. Ma non temete, perché esiste una soluzione che vi aiuterà a ottimizzare il vostro tempo e ad aumentare la vostra produttività: il raggruppamento dei compiti, o task batching.

Se siete professionisti impegnati con una lista infinita di cose da fare o se state cercando di migliorare le vostre capacità di gestione del tempo, vi illustreremo i vantaggi del raggruppamento delle attività e vi forniremo consigli pratici per incorporarlo nella vostra routine quotidiana.

Che cos’è il Task Batching?

Il raggruppamento delle attività è una tecnica di gestione del tempo tche consiste nel raggruppare attività simili e completarle in un blocco di tempo dedicato o time box. L’obiettivo è quello di ridurre il tempo e l’energia sprecati nel cambio di contesto e nelle interruzioni, migliorando la concentrazione e la produttività.

Ad esempio, invece di controllare le e-mail di lavoro o di lavorare a una campagna durante l’intera giornata, si possono raggruppare queste attività e assegnare un blocco di tempo specifico. Potreste farlo per 30 minuti al mattino e poi di nuovo nel pomeriggio. In questo modo vi concentrerete esclusivamente su questi compiti, evitando altre distrazioni.

Il blocco del tempo e il time boxing sono strategie efficaci per implementare il raggruppamento dei compiti. 

  • Il blocco del tempo riguarda la programmazione di una durata specifica sul calendario per un’attività o un gruppo di attività.
  • Il time boxing prevede l’assegnazione di una quantità di tempo fissa per un compito o un gruppo di compiti specifici e di lavorarci entro questo lasso di tempo.

Queste tecniche aumentano la produttività, riducono lo stress e aiutano a ottenere di più in meno tempo.

Come usare il Task Batching in 5 passi

Indipendentemente dallo scopo, esiste una struttura semplice per eseguire il raggruppamento dei compiti. Se eseguito correttamente, può avere un impatto positivo sui vostri risultati. Ecco i 5 passaggi da seguire:

1. Capire i propri obiettivi

Prima di suddividere i compiti, prendete il tempo necessario per identificare le vostre priorità e i vostri obiettivi per la giornata o la settimana.

Dovete identificare e suddividere gli obiettivi generali in compiti più piccoli e gestibili.

Una tecnica popolare per farlo è la cosiddetta giornata a tema, che consiste nel raggruppare attività simili in base a un tema o a un obiettivo specifico per la giornata. Ad esempio, se siete creatori di contenuti, potreste dedicare il lunedì al brainstorming, il martedì alla stesura dei contenuti, il mercoledì all’editing e il giovedì alla pubblicazione del lavoro.

Dando un tema le vostre giornate, potete assegnare tempo ed energia a ciascun compito e ridurre il carico cognitivo associato al cambio di attività. Conoscere i vostri obiettivi e tematizzare le vostre giornate può garantirvi progressi continui e ottimizzare il vostro tempo e le vostre energie per ottenere la massima efficienza e produttività. Ricordate che questa strategia funziona solo se comprendete chiaramente i vostri obiettivi e le vostre priorità, quindi prendetevi il tempo necessario per pianificare correttamente.

Neal Taparia, fondatore di Unscrambled Words, spiega: “Nel mio programma di lavoro settimanale, ho il ‘venerdì finanziario’ in cui mi occupo della contabilità e dei rapporti finanziari. Avere un giorno per concentrarmi sui numeri mi permette di essere più produttivo nella compilazione delle nostre finanze”.

2. Elencare i compiti in sospeso

Dopo aver compreso chiaramente i vostri obiettivi e aver stabilito i temi giornalieri o settimanali, il passo successivo consiste nell’elencare i compiti in sospeso. Prendete tempo per scrivere tutti i compiti che dovete portare a termine e raggruppateli in base al tipo o al tema.

Un elenco chiaro di compiti può garantire che non si dimentichi nulla di importante e che si stabiliscano le priorità in modo efficace. Inoltre, è possibile eliminare ogni potenziale distrazione o confusione mentale quando si cerca di ricordare tutto ciò che si deve fare.

Questa fase può anche aiutarvi a identificare i compiti che potete raggruppare. In questo modo è più facile assegnare blocchi di tempo o caselle di tempo specifiche per ogni gruppo di attività. Elencando le attività in sospeso, è possibile impostare un flusso di lavoro più organizzato ed efficiente, che in ultima analisi porta a una maggiore produttività.

3. Iniziare il raggruppamento delle attività

Dopo aver creato l’elenco delle attività in sospeso, il passo successivo è classificarle per attività simili. Raggruppare le attività per somiglianza può aiutare a lavorare in modo più efficiente e a mantenere la concentrazione.

Ecco altri modi per classificare i compiti:

  • Priorità: È possibile classificare i compiti in base ai livelli di priorità. Questo può aiutarvi ad affrontare i compiti ad alta priorità e a non perdere le scadenze o i compiti cruciali.
  • Durata: Un altro modo per raggruppare le attività è la durata. Se avete diverse attività minori, raggruppatele e completatele in un’unica sessione.
  • Frequenza: È anche possibile classificare le attività in base alla loro frequenza. Ad esempio, se dovete rispondere alle e-mail e ai canali di comunicazione ogni giorno, potete raggrupparli e raggrupparli per un periodo di tempo specifico.
  • Contesto: Anche il raggruppamento delle attività in base al contesto può essere utile. Ad esempio, è possibile raggruppare le attività che richiedono chiamate ed effettuarle tutte in una volta o raggruppare le attività che richiedono una dipendenza esterna.

4. Creare un sistema efficiente

Dopo aver individuato le ore di massima concentrazione, elencato le attività in sospeso e averle classificate in base all’affinità o alla priorità, il passo successivo è creare un sistema efficiente. Per farlo, considerate i seguenti suggerimenti:

  • Utilizzate un calendario o un planner: Questo vi aiuterà a programmare i gruppi di attività e ad assegnare blocchi di tempo specifici o caselle di tempo per ogni gruppo di attività.
  • Limitare le distrazioni: Evitate le interruzioni o le distrazioni durante i tempi di lavoro stabiliti, silenziando il telefono, chiudendo le schede non necessarie sul computer e trovando uno spazio di lavoro tranquillo.
  • Evitare il multitasking: Il multitasking può ridurre la produttività e aumentare lo stress mentale. Concentratevi quindi su un compito alla volta e completatelo prima di passare al successivo.
  • Controllare i progressi: Tenete traccia dei vostri progressi monitorando i compiti completati e aggiornando l’elenco delle cose da fare. In questo modo, si rimane motivati e sulla buona strada.

Per assicurarvi di massimizzare la vostra produttività, utilizzate un time tracker. Questi strumenti sono l’ideale per rimanere concentrati e mantenere la rotta a lungo termine.

5. Monitorare e modificare di conseguenza

Monitorare e modificare la scaletta è una fase essenziale del processo di raggruppamento delle attività. Vi permette di valutare i vostri progressi e di identificare le aree di miglioramento. In seguito, potrete apportare le modifiche necessarie per rimanere in linea con la tabella di marcia. Ecco perché è necessario farlo:

Monitorare il vostro programma vi permette di rimanere in linea con i vostri obiettivi e progressi. Valutando regolarmente i vostri progressi, potrete identificare quali metodi di suddivisione stanno funzionando bene e quali pratiche devono essere scartate. È inoltre possibile determinare se è necessario modificare il programma per tener conto di interruzioni impreviste o cambiamenti di priorità.

Di seguito sono riportate le 3 migliori tecniche da seguire:

  • Esaminare regolarmente i propri progressi: Dedicate del tempo ogni giorno o settimana per rivedere i vostri progressi e valutare la vostra produttività. Cercate degli schemi e identificate le aree in cui potete migliorare.
  • Siate flessibili: Ricordate che la vita è imprevedibile e che possono accadere cose inaspettate. Ad esempio, se diventate partner di un’altra azienda, potreste dover modificare i vostri orari e utilizzare un software di avviamento dei partner. Quindi, siate pronti a modificare il vostro programma e il vostro approccio in base alle necessità per adattarlo ai cambiamenti.
  • Rimanete concentrati sui vostri obiettivi: Tenete a mente i vostri obiettivi a lungo termine e usateli per guidare il vostro programma ideale. Date la priorità alle attività in linea con i vostri obiettivi e modificate il vostro programma di conseguenza.

4 vantaggi del raggruppamento delle attività

Dopo aver discusso le fasi del task batching, cerchiamo di capire perché questa tecnica funziona. In parole povere, si limita a concentrarsi sui compiti da svolgere. I vantaggi del raggruppamento delle attività sono molteplici, ma alcuni spiccano. Questi includono:

1. Aiuta a concentrarsi meglio

Quando si lavora su un tipo di attività alla volta, si può entrare in uno stato di flusso e concentrarsi meglio senza le distrazioni di altre attività non correlate. Ciò significa che si può prestare la massima attenzione a ciascun compito, migliorando la qualità del lavoro.

Questo è confermato da numerosi studi. Per esempio, in un articolo del New Yorker si legge che ben il 97% delle persone riesce a concentrarsi su singoli compiti invece che sul multitasking.

2. Migliora la produttività

Secondo Meyer, gli scambi mentali possono costare fino al 40% di produttività. Al contrario, l’accorpamento dei compiti aumenta la produttività.

Riducendo il tempo e l’energia spesi per passare da un’attività all’altra, è possibile portare a termine più compiti in meno tempo e con maggiore precisione. Questo può aiutarvi a raggiungere più velocemente i vostri obiettivi e ad aumentare la vostra produttività.

3. Aumenta la capacità di apprendimento

Trasformarlo in una routine quotidiana può migliorare la capacità di apprendimento. Quando si raggruppano compiti simili, si acquista slancio ed è più facile portarli a termine. In questo modo, si sviluppano più velocemente le competenze e le conoscenze, migliorando la capacità di apprendimento.

Ad esempio, raggruppare i compiti da web designer, come la ricerca di tendenze e la pratica di nuove tecniche, può aiutare a migliorare più rapidamente le proprie competenze e conoscenze.

4. Allevia lo stress 

Accorpare i compiti può persino alleviare lo stress. Eliminando la necessità di passare da un’attività all’altra, si può ridurre il carico cognitivo e lo stress associato al cambio di attività. Questo riduce la confusione mentale, aiuta a sentirsi più rilassati e concentrati e, in ultima analisi, riduce i livelli di stress.

Ad esempio, portare a termine le attività ad alta priorità durante le ore di massima concentrazione può alleviare la maggior parte dello stress. In seguito, potete dedicarvi a compiti più piccoli.

Approfondite: Se volete continuare a gestire il vostro tempo in modo efficace e aumentare la vostra produttività, nel nostro blog potete approfondire un’altra tecnica di gestione del tempo simile al raggruppamento delle attività, ovvero il time boxing. Nell’articolo avrete l’opportunità di esplorare un’altra alternativa che potrebbe fare al caso vostro su base giornaliera. Utilizzando TrackingTime come alleato, i prossimi giorni di lavoro saranno i più efficienti dell’anno, poiché potrete monitorare automaticamente il vostro tempo, bloccarlo e accedere a dati in tempo reale. Permettete al vostro flusso di lavoro di scorrere senza intoppi e affidatevi alle registrazioni automatiche per identificare i blocchi e riportare il vostro tempo. Si fidano di noi aziende di ogni forma e dimensione. Amanda O., titolare di un’azienda, afferma che TrackingTime è “un partner utile per la mia attività! È estremamente intuitivo da usare. Ha tutte le funzioni che desidero in un programma di monitoraggio del tempo, oltre a diverse caratteristiche che non sapevo di volere, ma che adoro!”.

Il Task Batching è la tecnica giusta per voi?

Il raggruppamento dei compiti è una tecnica semplice che aiuta a eliminare le inefficienze del passaggio da un compito all’altro e da un contesto all’altro.

Ricordate che la chiave è identificare compiti simili che possono essere raggruppati e completarli in un lasso di tempo prestabilito. In questo modo è possibile mantenere il flusso e la concentrazione, evitare la perdita di energia mentale dovuta al cambio di contesto e, in definitiva, ottenere di più in meno tempo.

Iniziate quindi a implementare il time batching nella vostra routine quotidiana e vedrete il suo impatto positivo sulla vostra produttività e sul vostro benessere. E per semplificare ulteriormente il processo, optate per il giusto strumento di monitoraggio del tempo e mantenete la tabella di marcia.

Informazioni sull’autore:

Mehdi Hussen è un consulente di marketing e crescita organica SaaS. Aiuta le aziende SaaS a promuovere la crescita organica e l’acquisizione di clienti attraverso strategie di SEO e content marketing basate sui dati. Mehdi passa il suo tempo libero a riflettere sulle strategie di crescita delle startup, sulla produttività personale e sul lavoro a distanza. E’ su Twitter. 

4 vantaggi del time batching

  1. Aiuta a concentrarsi meglio:

    Si entra in uno stato di flusso e ci si concentra meglio senza le distrazioni di altre attività non correlate. Potete dedicare tutta l’attenzione a ogni compito, migliorando la qualità del vostro lavoro.

  2. Migliora la produttività:

    Riducendo il tempo e l’energia spesi per passare da un’attività all’altra, è possibile completare più attività in meno tempo e con maggiore precisione. In questo modo si possono raggiungere più velocemente gli obiettivi e aumentare la produttività.

  3. Migliora la capacità di apprendimento:

    Quando si raggruppano compiti simili, si acquista slancio e si migliora nel portarli a termine. In questo modo si sviluppano più velocemente le competenze e le conoscenze, migliorando la capacità di apprendimento.

  4. Allevia lo stress:

    L’accorpamento dei compiti può anche alleviare lo stress. Eliminando la necessità di passare da un’attività all’altra, si può ridurre il carico cognitivo e lo stress associato al cambio di attività.