Creare un flusso di lavoro produttivo utilizzando le giornate a tema

Si può fare per anni lo stesso lavoro, stare nello stesso settore o nella stessa nicchia e non riuscire a massimizzare la produttività. A dire il vero, mantenere la massima produttività è una sfida che tutti affrontano continuamente. Ma piuttosto che dividere l’attenzione con il multitasking o praticare altre strategie dubbie, perché non costruire un flusso di lavoro produttivo utilizzando la tecnica delle giornate a tema?

Quella delle giornate a tema è una tecnica semplice ma molto efficace per aumentare la produttività. Può aiutarvi nella gestione del tempo, nell’organizzazione degli orari e molto altro ancora. Vediamo cosa sono le giornate a tema, come funziona e come potete iniziare a metterlo in pratica da subito.

Cosa sono le giornate a tema

Per molti lavoratori moderni la produttività è fondamentale. Con tante cose da fare e tante responsabilità da gestire, è fondamentale sfruttare al meglio ogni ora di lavoro. Ci sono molti esempi di strategie che si possono usare per migliorare la produttività, tra cui l’automatizzazione dei compiti ripetuti, i blocchi di tempo, la definizione di priorità giornaliere e la tecnica del Pomodoro.

Ma anche la tematizzazione delle giornate è molto efficace, forse anche più di queste alternative. In poche parole, tematizzare le giornate significa dedicare ogni giornata a un tipo di compito, a una responsabilità o a un obiettivo specifici. Piuttosto che avere un elenco giornaliero di cose da fare dopo aver timbrato il cartellino e con un mucchio di compiti diversi che richiedono di cambiare marcia o di concentrarsi su cose completamente diverse da un’ora all’altra, la tematizzazione giornaliera consiste nel raggruppare i compiti di ogni giorno in base alla somiglianza.
È semplice, facile da implementare e offre molti vantaggi a chi lo pratica con costanza. Più si usa la tematizzazione giornaliera, più è probabile che si notino grandi aumenti di produttività e che si decida di sfruttarla per ogni settimana di lavoro.

Come utilizzare le giornate a tema per ottenere ottimi risultati

Siete interessati a provare le giornate a tema? Siete interessati a provare le giornate a tema? Buone notizie: potete rinnovare il vostro programma e iniziare subito a usare il metodo di gestione del tempo delle giornate a tema con quattro passaggi chiave. Inoltre, questi passaggi sono facili da implementare e applicare in tutta l’azienda, in modo da poter utilizzare le giornate a tema per l’intero ufficio.

Scegliere categorie o temi per le vostre giornate

Innanzitutto, è necessario scegliere le categorie di lavoro o i temi per ogni giorno della settimana lavorativa. Le categorie da assegnare sono illimitate: tutto dipende dal settore, dalle responsabilità lavorative e dal carico di lavoro attuale.

Ad esempio, in una determinata settimana lavorativa, potreste dover rispondere alla corrispondenza di lavoro, affrontare tutte le riunioni con i colleghi e preparare il lavoro per la settimana successiva. Tutto il vostro lavoro è principalmente amministrativo e collaborativo, quindi conta come tema generale.

In altri giorni, invece, potreste dedicarvi all’analisi dei dati o alla stesura di relazioni, a seconda di ciò che dovete fare per il vostro lavoro e di ciò che il vostro lavoro comporta. L’obiettivo della giornata a tema è quello di concentrare tutto un tipo di lavoro specifico in un solo giorno (o in due giorni), in modo da non fare confusione.

Assegnare ogni tema a un giorno specifico della settimana

Quindi, prendete i temi o le categorie e assegnate a ciascuno un giorno specifico della settimana. In linea con l’esempio precedente, potreste assegnare tutto il lavoro amministrativo e di collaborazione al lunedì, in modo da sapere cosa dovete fare per il resto della settimana e poter rispondere alle e-mail ricevute durante il fine settimana. Potete assegnare il lavoro di analisi dei dati al martedì, il lavoro basato su altri progetti al mercoledì e così via.

Anche in questo caso, la libertà di costruire il flusso di lavoro utilizzando le giornate a tema è totale. Tuttavia, è bene tenere a mente i propri livelli di energia e il proprio flusso. Per esempio, se sapete che il lunedì è il giorno in cui siete meno produttivi, perché siete reduci dalle attività del fine settimana, probabilmente è meglio assegnare i progetti più critici ai giorni della seconda metà della settimana.

Definire nel dettaglio le attività per il tema di ogni giorno

Ora è il momento di suddividere i singoli compiti che assegnerete per ogni giornata a tema. Si tratta essenzialmente di un accorpamento di attività, che consiste nel “raggruppare” attività simili per ottenere la massima produttività.

Prendiamo il lunedì dell’esempio precedente. I vostri compiti per esempio potrebbero essere:

• Rispondere alle e-mail di lavoro
• Incontrare il capo e fornire aggiornamenti sul progetto
• Incontrarsi con i collaboratori del progetto per capire chi deve fare cosa durante la settimana
• Identificare e confermare le scadenze del progetto
• Occuparsi di tutte le attività amministrative, come il download di file importanti, la visione di video didattici sul posto di lavoro, ecc.

Scrivete ciascuno di questi compiti sul vostro quaderno o aggiungeteli al calendario. Man mano che i giorni della settimana tematica avanzano, potete cancellare i compiti, dandovi un senso di progresso e di realizzazione. È un buon modo per mantenersi motivati, soprattutto nei giorni della settimana in cui si deve affrontare un lavoro che di solito non si ama fare.

Un ultimo consiglio: non dimenticate di tenere conto del sonno quando decidete quali compiti affrontare ogni giorno. Dormire a sufficienza è fondamentale per la vostra energia quotidiana e per la vostra sicurezza; alcuni studi dimostrano che guidare dopo 20 ore senza dormire, ad esempio, è come guidare con un tasso alcolemico del 10%.

Aggiungere i temi e le attività al tuo calendario o time tracker

L’ultimo passo consiste nell’aggiungere i temi e i compiti scelti al calendario o al software di rilevazione del tempo. Fate questa operazione con attenzione e assicuratevi di non mischiare i giorni. Altrimenti, potreste interrompere la sequenza di produttività che avete pianificato con tanta cura.

TrackingTime è un ottimo esempio di strumento aggiuntivo che potete utilizzare per gestire meglio il vostro tempo, in quanto vi aiuta a misurare la produttività vostra e del vostro team, oltre a fissare obiettivi e scadenze. Grazie a queste informazioni, potete vedere come funziona il vostro schema attuale.

Se è necessario apportare modifiche, è possibile farlo sulla base delle informazioni fornite da TrackingTime.

4 grandi vantaggi delle giornate a tema

Ora che sapete come implementare le giornate a tema nel vostro lavoro quotidiano, diamo un’occhiata ai vantaggi che vedrete in breve tempo.

Aumenta la produttività

Per cominciare, la tematizzazione delle giornate comporta quasi sempre un notevole aumento della produttività. Se vi date la possibilità di concentrarvi ogni giorno su un solo tipo di lavoro o su un solo argomento, affronterete quel lavoro in modo più efficace che mai. In questo modo si contrasta la perdita di produttività è tipica del multitasking.

Per esempio, se decidete di dedicare tutti i mercoledì alla collaborazione con altri colleghi. Quando arriva il mercoledì, siete pronti a lavorare e a essere un membro efficace del team, sapendo che non dovrete trovare la stessa energia o concentrazione per gli altri giorni della settimana.

Si noti che questi vantaggi sono di fatto raddoppiati per i lavoratori a distanza. In effetti, la tematizzazione della giornata potrebbe essere uno dei modi migliori per aumentare la produttività del lavoro a distanza. Molti lavoratori a distanza hanno difficoltà a trovare una struttura e una disciplina quando non si trovano in un ufficio con un superiore diretto nelle vicinanze. Grazie alle giornate a tema, potete dare a voi stessi o ai lavoratori remoti la struttura di cui hanno bisogno per avere successo, emulando in qualche modo il flusso settimanale di concentrazione e di lavoro che si verifica in un ambiente di lavoro normale.

Focalizza l’attenzione

Inoltre, la tematizzazione delle giornate aiuta a focalizzare l’attenzione sia su di voi che sugli altri membri del team. Anche in questo caso, dovendo concentrarsi su un solo tipo di lavoro o su un solo argomento ogni giorno, è possibile concentrare tutta la propria energia su quel compito.

Il risultato? Per la maggior parte delle persone il risultato è molto migliore. In effetti, concentrare l’attenzione in questo modo può permettervi di completare i vostri progetti più rapidamente e con risultati migliori che mai.

Aiuta a stabilire le priorità

Come il time boxing e altre tecniche, le giornate a tema possono per natura aiutare a stabilire le priorità. Dal momento che potete impostare il vostro programma a tema giornaliero, potete dare priorità al lavoro che deve essere svolto all’inizio della settimana, ad esempio il lunedì o il martedì. Poi, si può dare priorità al lavoro meno critico per la fine della settimana o viceversa, a seconda delle proprie esigenze.

È anche una buona idea combinare gli sforzi del tema del giorno con l’uso di un software per il flusso di lavoro dotato di funzioni come il monitoraggio del tempo, di strumenti di misurazione della produttività del team e di monitoraggio del carico di lavoro, ad esempio. Questo tipo di configurazione assicura che il lavoro essenziale non venga perso o saltato per sbaglio, oltre ad aiutarvi a rispettare tutte le scadenze in tempo.

Riduce al minimo i tempi di avvio

Infine, la tematizzazione delle giornate offre un grande vantaggio nel ridurre al minimo i tempi di avvio che normalmente si incontrano al lavoro. Quando si cambia attività o focus, di solito ci vuole un po’ di tempo per far girare gli ingranaggi e concentrarsi sul nuovo compito.

Con le giornate a tema, non dovrete mai preoccuparvi di questo: ogni giorno vi preparate a svolgere i compiti della giornata e rimanete concentrati fino al momento di timbrare il cartellino in uscita.

Suggerimento: tenete presente che per creare un flusso di lavoro quotidiano e produttivo, il tempo deve essere dalla vostra parte. Ecco perché la gestione del tempo è fondamentale. La tematizzazione dei giorni è solo una delle numerose tecniche disponibili. Nel nostro blog troverete una guida alla suddivisione dei compiti, un metodo di gestione del tempo simile, e i suoi vantaggi. In combinazione con strumenti come il tracciatempo TrackingTime, la vostra prossima settimana lavorativa sarà la più produttiva di sempre: tutti i membri della vostra azienda potranno fornire rapporti precisi sul tempo in base al loro stile di lavoro. Il tracciamento del tempo avviene automaticamente e in tempo reale, senza interferire con le loro abitudini di lavoro e con le esigenze specifiche dei loro ruoli.

Le giornate a tema vi renderanno più produttivi?

Tematizzare le giornate significa organizzare i giorni della settimana “dando un tema” in base a compiti o obiettivi specifici. Se praticata in modo intelligente, la tematizzazione dei giorni vi renderà più produttivi, vi aiuterà a focalizzare l’attenzione e a massimizzare la gestione del tempo.

Informazioni sull’autore:

Fabian Sandoval è un analista delle risorse umane per piccole e medie imprese che ha recentemente avviato una carriera di copywriter condividendo le sue intuizioni sulla produttività dei dipendenti e sulla razionalizzazione dei progetti aziendali.

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